国土资源数字室档案建设是新时期档案管理的一项基础性业务工作，也是国土资源档案工作向现代化迈进的必由之路。笔者根据本单位创建省级数字档案室的经历，从加强档案数字化工作的重要性和必要性、本单位数字档案室建设的保障机制和安全体系建设情况等七个方面展开阐述，强调了作为基层国土资源管理基础之一的国土资源档案管理工作，更需要积极稳妥的推进档案信息化建设，并加以规范和提高。以不断适应新时期国土资源档案管理工作的要求。
2013年10月该局正式起动综合档案室室藏档案的数字化工作，历经2年2个月，室藏档案按规定全部实现了数字化，并于2015年10月成功创建了“江苏省AAAAA级数字档案室”，硬件、软件都有了质的提升，就此笔者根据其工作经历，谈几点认识：
1、国土资源档案管理是国土资源现代化的需要。近年来，随着土地和矿业权开发量的持续不断的增加，国土资源管理部门的业务量也在逐年增加。现今国土资源管理部门每日平均受理上百宗业务，各岗位滞留的纸质业务案卷常常堆积如山。随着档案现代化管理工作的推进，档案扫描、光盘备份、网络查询管理既可减轻工作负担，又可减轻档案管理的诸多压力。因此，数字化国土资源档案慢慢的变成了解决国土资源现代化管理的当务之急。
2、国土资源档案数字化是保护档案原件、方便管理和提供利用的需要。档案原件有无法替代的作用，如何长期保存、编排方便、快速查找、防止篡改和损坏是原件管理的主要内容。档案数字化后，用扫描件与原件互为监督，防止涂污篡改，系统查询结果直接以扫描件提供出来，即查即得，既方便了用户，减轻了工作人员的负担，又减少了原件的磨损。
３、国土资源档案数字化是减少材料报批过程中复印件，避免档案材料“越装越厚”，并能更加进一步避免通过复印件做假的问题。随着国土资源档案，尤其是土地登记频繁变更和用地报批需要大量原始材料，目前的做法是要求用地单位或个人提供复印件，这样一方面造成了大量的纸张浪费；另一方面使档案中增加了大量的复印件，装订得越来越厚；而且，复印件容易被篡改，在审批的过程中防不胜防。国土资源档案数字化，一方面能够大大节省纸张，在审批、登记的过程中，利用目前全省普遍的使用的国土资源档案管理软件，各业务科室能够准确的通过权限直接调阅所审批材料所需要的原始材料，这样一方面使得新形成的材料中，不需要再叠加大量无用的复印件；另一方面也使得审批过程中不易发生复印件作伪的问题。实现区域性的档案“云数据”管理。
保障机制：该局为了确认和保证数字档案室建设的顺利开展，2015年3月成立了档案信息化建设工作领导小组，数字档案室建设工作一切由办公室牵头，综合档案室具体负责，包括资源建设、设施设备维护和保养、安全保管和利用等工作。在人手十分紧张的情况下优先配置了一位工作人员专门负责数字档案室管理。数字档案室的建设离不开财力的支撑，该局领导十分重视数字档案室的建设，将此项专项经费纳入财政年度预算，基本能保证数字档案室建设的需要，几年来，该局投入经费达到年年有增加。
安全体系建设：为了能够更好的保证数字档案的安全，建立健全了安全管理制度并能认真执行。该局档案查询实行专机定网（局域网），所有数字档案中的目录和全文在内部电脑上查询，只是在平常做好系统设备的维护和数据的安全保管等安全措施，现数字档案室无发生泄密、丢失等事件发生。对档案资源备份采用了以下形式，一是每年对新增加的目录和全文数据来进行脱机备份，刻录成只读光盘（一式三套）；二是使用移动硬盘备份；三是存储系统备份；四是将数据实行异地备份（2013年前所有数据全移交到江苏省国土资源数字备份中心保存）。
档案数字化分为三个部分，一是档案扫描及美化。另一个是数字加密、数字签名，第三部分是进行挂接入库。
档案案卷分拣→案卷拆分→案卷资料装封套→运输A→扫描→运输B→校验→运输C→案卷资料解封套→案卷装订→运输D→编目→图像修饰
数字签名系采用数百种加密算法，对原文档案进行超强级别的加密，以确保该档案不能被其它看图软件打开。目前实现两个层次的加密，一是确保该档案只能在专用档案软件中按权限进行浏览或打印，二是该档案原文数据必须是在指定的服务器上时才能被打开浏览，一旦脱离主机，即使在专用档案软件中也不能打开浏览。
为每份电子档案赋于版权、制作时间等信息，以确保每份电子档案的版权，同时又进行了一次外壳加密。
在完成数字化工作后，将所数字化的成果与档案软件中的目录数据进行逐条对应。挂接入库的算法也是加密的。
１、数字档案的安全认定。由于国土资源档案的特殊性，决定了国土资源档案数字化不能仅仅是扫描和数据库管理。在档案数字化过程中，仅仅把档案扫描成图像文件，或是仅仅可以通过数据库访问，是远远不足的。鉴于国土资源档案，都是涉及到广大用地单位和个人权益的，大都是涉密的。如果扫描后的图像文件，被复制到网络上公布，会产生极其严重的后果。所以，一方面我们要积极地推进档案数字化，另一方面，要确保数字化后的档案成果，符合国家档案局和国土资源部的要求，在国家档案局认可的专业档案软件中来管理发布，不能随便被越权查看。
２、实施过程的保密监管。要严格按照《江苏省档案数字化实施细则》的要求做档案数字化全流程的保密管理，确保国土资源档案数字化工作的标准化和规范化。同时为了确认和保证国土资源档案的安全性，进一步适应“金土工程和数字国土”的要求，通过档案数字化软件等对档案进行科学规范入库挂接并统一管理，以确保国土资源档案电子文件不能被越权查看、复制。
3、管理系统的选购要求。国土资源档案数字化需要在国家档案局认可的软件系统中来管理和发布。
我省于1998年转发了国土资源部《关于推荐使用土地管理档案信息系统计算机软件的通知》，全省推广应用了《江苏省土地档案管理信息系统》，多年来取得了良好的社会效益。建议按照全省的统一作法，通过采用《2006年江苏省档案数字化企业推荐名录》中的智慧档案管理系统，达到省档案局的“立卷”的要求。
为了科学的、系统地、连续地开展档案信息资源数字化工作，形成丰富具有本室特色的数字化档案数据库,不断的提高档案管理上的水准，该局从2013年开始，有计划、有选择、分批次的加快促进了数字档案室建设进度和水平，积极开展档案信息资源文件级目录录入和全文数字化工作。结合综合档案室真实的情况，在做好室藏重要文书档案的基础上，积极拓展室藏业务档案服务新领域，加大了对建设用地档案、地籍管理档案、规划科技档案、地质矿产档案、执法监察档案、电子声像档案、不动产登记档案等业务档案规范管理和利用服务，初步建成了文书档案数据库、现行公开文件数据库和业务档案数据库，提高了档案资料查全率和查准率。同时降低了工作人员的劳动强度，提高了工作效率，得到了群众的满意。该局自2013年开始档案数字化加工以来，平均每年接待公检法司、企业和事业单位及群众等1000人次，档案利用1080余卷/件次。
数字档案室需要与政府的政务系统及国土资源“四全服务模式”（一张图工程）建设、不动产登记等系统同步规划，才能实现功能最优化。
因为规划不到位，就会导致这项工作的前期硬件投入不足，数字化加工，加上后期维护经费多，没有充足的经费支持，就没办法实现数字档案室的总体目标。
档案采集、处理与数据库加工人才；信息技术及计算机系统和网络设计与开发人才；数字档案室系统运营与服务的管理人才等方面都需要人才来做。
随着全国不动产登记工作有序开展，基层国土资源档案业务量日益俱增，年量是过去的6至10倍，加之档案数字化加工工序繁杂，战线时间比较久、经费紧张，加大了国土资源档案数字化及数字档案室建设的难度。该局目前已对2014年以前的室藏存量档案进行了100%的数字化加工和信息化管理，年度新增档案资料正在组织推进，因此，加工任务还十分繁重。
做好数字档案室与政府的政务系统、 四全服务模式（一张图工程）及不动产统一发证系统同步规划，减少工作环节，实现在线归档功能最优化，但又考虑《物权法》、《电子签名法》等法律和法规的规定，确保电子档案与原纸质档案具有同等法律效应。
古人云“兵马未动，粮草先行”，数字档案室建设财力保障十分重要。故此， 只有加大资金的投入力度，才能解决数字档案室建设中存在各项问题，保证建设工作的进行。
积极引进专业方面技术人才，加强培训与学习，努力提高人才队伍业务素质，使其具有较全面的知识结构和敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案室的建设和正常运行需要。
数字档案室建设离不开资金的保障和领导的全力支持，每年要充分做好年度预算，进一步加快年度新增档案资料的数字化加工工作，及时健全更新数据库，确保档案信息及时高效共享，将档案室真正建设成为数字化档案室。
经调查，目前仍有20%左右的单位投入了不菲的财力、人力实现的档案数字化工作，并顺利创建了档案工作规范建设“省4、5星级”单位，但后续工作不是太好，很多新增档案没有继续推进数字化建设，导致数字化档案建设的效应没有及时、高效的得到发挥。故此，该局将数字档案室建设继续列入单位重点项目建设议事日程，积极谋划，快速推进各基层中心所档案信息化建设步伐，为实现全系统档案数字化奠定基础，同时也为档案进室准备条件。
综上所述，作者觉得基层国土资源数字档案室建设是国土资源档案管理顺应社会持续健康发展，实现数字国土和档案管理现代化的必由之路，是历史和时代赋予当代档案工作者的神圣责任。尽管在数字档案室建设的道路上面临种种困难，需要经过一个漫长而艰巨的探索过程，但只要我们提高认识，统筹规划，分步实施，数字档案室建设的前景将是美好的，并终究会结出丰硕的果实。
